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USER GUIDE — Settings → Brand Color USER GUIDE — Settings → Outgoing Email (SMTP) USER GUIDE — Settings → Pricing Rules USER GUIDE — Settings → Default Terms USER GUIDE — Settings → Legal Disclaimer

Settings — Brand Color

Aquí va la explicación técnica de la sección correspondiente.

Settings — Brand Color

En esta sección el usuario define el color principal de la marca. Este color se aplica automáticamente a los encabezados de los PDF, encabezados de tablas, botones destacados y la barra del total general en todos los documentos generados por el sistema.

Selección de Color

El panel muestra una serie de muestras (swatches) con colores predefinidos. Al seleccionar uno, el sistema actualiza inmediatamente el color corporativo utilizado en todos los documentos.

Aplicación automática: No requiere guardar manualmente.
Impacto: Afecta PDFs, tablas, totales y elementos visuales clave.
Formato: El color se muestra en código HEX (ej. #0c447c).

Vista del Panel

A continuación se muestra la captura correspondiente a esta sección:

Settings — Outgoing Email (SMTP)

En esta sección se configura el servidor SMTP utilizado para enviar todos los correos del sistema: invoices, estimates, recordatorios de pago y notificaciones automáticas. Es importante que esta configuración sea correcta para garantizar la entrega de los correos a los clientes.

Campos de Configuración

SMTP Host: Dirección del servidor de correo saliente.
SMTP Port: Puerto utilizado para la conexión. Normalmente 465 para SSL/TLS.
Username / From Email: Correo desde el cual se enviarán todos los mensajes.
Password: Contraseña del correo. Se almacena de forma segura.
Test Connection: Botón para verificar que la configuración es válida antes de usarla en producción.

Recomendaciones

Usar siempre SSL/TLS para mayor seguridad.
El correo configurado debe permitir autenticación SMTP.
Si el proveedor usa verificación en dos pasos, generar una contraseña de aplicación.
Después de guardar, realizar una prueba con Test Connection.

Vista del Panel SMTP

A continuación se muestra la captura correspondiente a esta sección:

Settings — Pricing Rules

Esta sección controla las reglas de precios que el sistema aplica automáticamente al generar invoices y estimates. Permite estandarizar costos, márgenes y cargos adicionales para mantener consistencia en toda la operación.

Opciones Disponibles

Default Material Markup (Owner Invoices): Porcentaje aplicado automáticamente al costo de materiales cuando el cliente es un propietario (Owner). Ejemplo: Si el material cuesta $100 y el markup es 20%, el sistema aplicará $120.
Default Trip Charge: Monto fijo que se agrega automáticamente a cada invoice como cargo de desplazamiento. Este valor puede modificarse manualmente en cada documento si es necesario.

Consideraciones Importantes

El markup solo se aplica a materiales, nunca a mano de obra.
Los contratistas (Contractors) pueden tener reglas distintas según el flujo de trabajo.
El trip charge se agrega automáticamente, pero puede eliminarse por documento.
Los cambios en esta sección afectan todos los documentos futuros, no los existentes.

Vista del Panel de Pricing Rules

A continuación se muestra la captura correspondiente a esta sección:

Settings — Default Terms & Conditions

Esta sección permite definir los términos y condiciones que aparecerán automáticamente al final de cada invoice y estimate generado por el sistema. Estos términos funcionan como un texto estándar que se aplica a todos los documentos, aunque pueden ser modificados individualmente dentro del builder si un trabajo requiere condiciones específicas.

Uso del Campo de Texto

DEFAULT TERMS TEXT: Área donde se escribe el texto legal o contractual que se incluirá por defecto.
El texto puede ser tan corto o extenso como sea necesario.
Se recomienda mantener un tono profesional y claro.
Si el campo se deja vacío, los documentos no mostrarán términos por defecto.

Recomendaciones

Usar lenguaje claro y directo para evitar interpretaciones ambiguas.
Incluir responsabilidades, limitaciones y condiciones de pago.
Consultar con un abogado si se requiere validez legal formal.
Actualizar este texto cuando cambien políticas internas o requisitos legales.

Vista del Panel de Terms & Conditions

A continuación se muestra la captura correspondiente a esta sección:

Settings — Legal Disclaimer

Esta sección permite definir un descargo de responsabilidad legal que se imprimirá automáticamente en la parte inferior de cada invoice y estimate. Su propósito es aclarar que el sistema no sustituye asesoría contable o legal, y que el usuario es responsable de validar el contenido con su CPA o abogado.

Uso del Campo de Disclaimer

DISCLAIMER TEXT: Área donde se escribe el texto legal que aparecerá en todos los documentos.
Este texto se imprime en tamaño reducido al final de cada documento.
Si el campo se deja vacío, no se mostrará ningún disclaimer.
Se recomienda mantener el texto en inglés para fines de auditoría e IRS.

Recomendaciones

Incluir aclaraciones sobre limitaciones del servicio.
Especificar que el sistema no es software contable.
Evitar lenguaje ambiguo o interpretaciones abiertas.
Consultar con un profesional legal si se requiere validez formal.

Vista del Panel de Legal Disclaimer

A continuación se muestra la captura correspondiente a esta sección: